1. doel en reikwijdte.

Als internationale organisatie met een wereldwijde nadruk op excellente kwaliteit verwacht de Randstad Groep van alle groepsmaatschappijen en medewerkers, met inbegrip van directeuren, staf en management, dat zij zich te allen tijde gedragen in overeenstemming met onze kernwaarden en Business Principles. Dit betekent verantwoordelijk en integer handelen, in overeenstemming met de beleidsregels en procedures van Randstad en de toepasselijke wet- en regelgeving. We verwachten van onze medewerkers dat zij Randstad helpen bij het in stand houden van haar uitstekende reputatie door zich te houden aan de hoge normen die weerspiegeld worden in onze kernwaarden: kennen, dienen, vertrouwen, simultane belangenbehartiging en streven naar perfectie.

Randstad bevordert een cultuur van openheid en verantwoording en moedigt alle belanghebbenden aan om zich uit te spreken over (vermoedens van) ethische kwesties, dilemma’s of andere incidenten waarbij het gedrag tekortschiet ten opzichte van onze kernwaarden en/of de Business Principles (misstanden). Alleen als mensen zich uitspreken kan Randstad haar mensen, haar bedrijf, haar waarden, andere belanghebbenden en de maatschappij als geheel beschermen. We begrijpen echter dat het moed vereist om je uit te spreken. Daarom willen we je een makkelijke en veilige manier aanbieden om dat te doen.

In deze Procedure voor het melden van misstanden leggen we uit op welke manieren je in vertrouwen en zonder angst voor vergelding je zorgen kunt uiten en/of je kunt uitspreken over (vermoedens van) misstanden.

Deze Procedure voor het melden van misstanden is wereldwijd van toepassing op alle Randstad Groepsmaatschappijen en alle belanghebbenden kunnen hiervan gebruikmaken om zich uit te spreken over (vermoedens van) misstanden binnen of in verband met de Randstad Groep

2. onze procedure – hoe het werkt.

2.1 inleiding

Om het melden van misstanden (zie paragraaf 2.2) binnen of in verband met de Randstad Groep mogelijk te maken, hebben we speciale kanalen vastgesteld waarlangs belanghebbenden hun zorgen kunnen uiten, hetzij door middel van lokale meldingsmechanismes die zijn ingesteld op bedrijfsniveau of, voor ernstige misstanden, door middel van een melding aan de Lokale Integriteitsfunctionaris, de Centrale Integriteitsfunctionaris of via onze Integriteitslijn, de faciliteit van de Randstad Groep voor het uitspreken van (vermoedens van) misstanden (zie paragraaf 2.3).

Als je je uitspreekt over mogelijke misstanden volgens deze procedure, weet je zeker dat je beschermd bent als je een melding doet (zie paragraaf 2.5). Alle zorgen die kenbaar worden gemaakt over mogelijke misstanden in overeenstemming met onze officiële procedures zullen vertrouwelijk worden behandeld (behoudens voor zover vereist om een adequaat onderzoek uit te voeren (inclusief het recht van weerwoord van de beschuldigde) en, indien nodig, om passende actie te ondernemen) en met de verzekering dat iemand die zich uitspreekt nooit bang hoeft te zijn voor vergelding.

wie mag zich uitspreken

Onze procedure is er voor iedere belanghebbende die zich wil uitspreken.

Belanghebbende verwijst naar iedereen binnen of buiten (met een relatie met) de Randstad Groep, en kan betrekking hebben op de volgende personen:

  • eigen medewerkers, met inbegrip van directeuren, staf en management, bestuursleden en trainees
  • talenten, met inbegrip van uitzendkrachten, onafhankelijke aannemers, freelancers en zelfstandigen
  • voormalige eigen medewerkers en voormalige talenten die werkzaam zijn geweest bij of via Randstad Groep
  • kandidaten en werkzoekenden
  • vrijwilligers
  • klanten en leveranciers, hun medewerkers en onderaannemers
  • aandeelhouders en investeerders

2.2 misstanden

wanneer gebruik je deze procedure

De Integriteitslijn kan worden gebruikt om je uit te spreken over incidenten en situaties als je in redelijkheid ernstige misstanden en/of onwettig gedrag binnen of in verband met de Randstad Groep vermoedt of bewijs daarvan hebt (‘misstanden’).

Voorbeelden van (vermoedens van of bewezen) misstanden die in het kader van deze Procedure voor het melden van misstanden aan de orde kunnen worden gesteld zijn onder andere ernstige zorgen die verband houden met de kernwaarden, Business Principles, beleidsregels of procedures van Randstad:

  • mededingings- en antikartelwetten
  • discriminatie en racisme
  • intimidatie en pesterijen
  • seksuele intimidatie
  • omkoping en corruptie
  • andere mensenrechtenprincipes (bijv. moderne slavernij, dwangarbeid, kinderarbeid)
  • tekortkomingen op het gebied van veiligheid en gezondheid en milieukwesties
  • fraude of verduistering van bedrijfsmiddelen
  • openbaarmaking van vertrouwelijk informatie, waaronder persoonsgegevens
  • belangenconflicten
  • strafbare feiten
  • niet-nakoming van door wet- of regelgeving opgelegde verplichtingen (inclusief onjuiste financiële en boekhoudkundige praktijken), met inbegrip van overtredingen van de wetgeving van de Europese Unie (zie Bijlage 2)

wanneer gebruik je deze procedure niet

Als je een vraag of probleem hebt met betrekking tot jouw persoonlijke arbeidsvoorwaarden of prestatiebeoordeling, je registratie bij Randstad, je payroll of urenstaat, je promotie of je werkomgeving, is deze Procedure voor het melden van misstanden niet van toepassing. De procedure is ook niet van toepassing als je een grief, conflict of klacht van persoonlijke aard hebt met betrekking tot je manager of collega, waarbij geen sprake is van een misstand. Dergelijke kwesties kun je aan de orde stellen via de daarvoor geschikte lokale kanalen, zoals je manager, je intercedent of de desbetreffende vestigingsmanager, de klachten- of klantenservicelijn of de HR-afdeling.

Als je bij een klant van een Randstad Groepsmaatschappij werkt, kunnen eventuele mogelijke misstanden die duidelijk verband houden met deze klant ook onder de meldingsprocedure van de klant vallen.

als je twijfelt

Het is niet altijd gemakkelijk om te beoordelen of een kwestie of situatie een misstand behelst. Als je daarover twijfelt, kun je contact opnemen met de Lokale Integriteitsfunctionaris of je uitspreken via de Integriteitslijn (zie paragraaf 2.4). Als je dit doet, beoordeelt de Lokale Integriteitsfunctionaris je melding en laat hij of zij je weten of de melding wordt opgevolgd als een mogelijke misstand overeenkomstig deze procedure. Is dit niet het geval, dan word je doorverwezen naar de relevante afdeling of rapportagelijn.

2.3 je uitspreken: waar en hoe

We verwachten dat iedere medewerker die in redelijkheid mogelijke misstanden vermoedt of heeft waargenomen, dit meldt. In veel gevallen is het een goede eerste stap om rechtstreeks een gesprek aan te gaan met de persoon die het betreft, ook al is dit niet altijd gemakkelijk, of contact op te nemen met je manager of andere reguliere (of lokale) meldingskanalen.

Hoewel we het gemakkelijk en veilig uitspreken willen faciliteren, mag dit geen vervanging zijn van een normaal gesprek, feedback en Great Conversations, die de basis vormen van onze kernwaarden.

Als dit echter niet gepast voelt of als je je daar niet prettig bij voelt, kun je rechtstreeks een melding doen bij je Lokale Integriteitsfunctionaris of de Centrale Integriteitsfunctionaris, of gebruikmaken van de Integriteitslijn.

je manager, HR-vertegenwoordiger, juridisch adviseur, risk & audit, of iemand anders die je vertrouwt

Als algemene richtlijn is het eerste aanspreekpunt wanneer je je zorgen wilt uiten je directe manager (voor medewerkers), je intercedent of de manager van je intercedent (voor talenten) of je reguliere contactpersoon (andere externe belanghebbenden). Afhankelijk van de aard van de kwestie waarom het gaat, kun je de zaak ook be-spreken met je HR-vertegenwoordiger, juridisch adviseur, risk & audit of een andere partij die je vertrouwt (bijvoorbeeld een ombudsman of vertrouwenspersoon) binnen de organisatie. Zij kunnen je wellicht helpen, bemiddelen of je doorverwijzen naar de functie waarmee je de kwestie het best kunt bespreken. Overleg met het management is meestal de snelste en meest gewenste route en tevens de beste manier om een goede en open werkomgeving in de hele Randstad Groep te verzekeren.

je lokale integriteitsfunctionaris en de centrale integriteitsfunctionaris

Als de kwestie waarover je je zorgen maakt verband houdt met mogelijke misstanden, kun je ook direct een melding doen bij je Lokale Integriteitsfunctionaris.

De Lokale Integriteitsfunctionaris is de onpartijdige persoon of functie die ervoor zorgt dat alle bij de Integriteitslijn gemelde gevallen, evenals rechtstreeks bij hem/haar gemelde gevallen, worden beoordeeld en dan ofwel worden doorgestuurd naar het juiste team / de juiste rol voor follow-up of (als de melding wordt beoordeeld als een mogelijke misstand) worden onderzocht en afgehandeld op een rechtmatige en tijdige wijze, met volledig respect voor de rechten van alle betrokkenen. Elk land / elke Randstad Groepsmaatschappij (inclusief Randstad N.V.) heeft zijn eigen Lokale Integriteitsfunctionaris. De Lokale Integriteitsfunctionaris kan een vertrouwde Randstad-medewerker of een externe partij zijn, naargelang gepast wordt geacht door de relevante managing director en de Centrale Integriteitsfunctionaris.

contactgegevens Lokale Integriteitsfunctionaris:

Als je de Lokale Integriteitsfunctionaris graag telefonisch of persoonlijk wilt spreken, kun je dit aangeven in je bericht. Als de vermoedens van misstanden betrekking hebben op de directie van je bedrijf, kun je ook rechtstreeks contact opnemen met de Centrale Integriteitsfunctionaris van Randstad N.V.

De Centrale Integriteitsfunctionaris is de onpartijdige persoon of functie die door de raad van bestuur van Randstad N.V. is benoemd om integriteitskwesties ingevolge deze procedure te coördineren en om periodieke verslagen te verstrekken aan de raad van bestuur en jaarlijks aan de auditcommissie van de raad van commissarissen, over zaken die zijn gemeld via de Integriteitslijn of rechtstreeks bij de Lokale Integriteitsfunctionarissen en de Centrale Integriteitsfunctionaris.

De Centrale Integriteitsfunctionaris zorgt ervoor dat meldingen ingevolge deze procedure over vermoedens van misstanden waarbij een of meer leden van het managementteam van een Randstad Groepsmaatschappij zijn betrokken, centraal worden beoordeeld. Je kunt contact opnemen met de Centrale Integriteitsfunctionaris via e-mail (complianceofficer@randstad.com) of een brief sturen aan:

Centrale Integriteitsfunctionaris, Randstad N.V., Postbus 12600, 1100 AP Amsterdam-Zuidoost.

de Integriteitslijn: online of telefonisch

Als je misstanden vermoedt of getuige bent geweest van misstanden die niet via de reguliere kanalen kunnen worden gemeld (bijvoorbeeld omdat deze kanalen waarschijnlijk niet geschikt of niet effectief zijn, of omdat je het niet prettig vindt de kwestie via deze kanalen te melden), kun je je uitspreken via de Integriteitslijn.

Je kunt een melding via de Integriteitslijn in het Nederlands of in het Engels doen, online of mondeling (telefonisch). De Integriteitslijn bestaat uit een beveiligde webpagina en een telefonische hotline, die 24 uur per dag toegankelijk is via gratis lokale toegangsnummers. Beide worden beheerd door een onafhankelijke externe provider. Zie Bijlage 2 voor volledige contactgegevens en gebruikersinstructies.

Hoewel meldingen ook anoniem kunnen worden gedaan, moedigt Randstad je aan je identiteit bekend te maken wanneer je je uitspreekt, aangezien dit het onderzoek van de melding veel gemakkelijker maakt.

De gegevens voor de Integriteitslijn in Nederland:

De Centrale Integriteitsfunctionaris (alleen online) voor de Randstad Groep kun je bereiken via:

Meldingen die worden gedaan bij de Integriteitslijn worden ontvangen door de Lokale Integriteitsfunctionaris en zullen ook worden gedeeld met de Centrale Integriteitsfunctionaris van Randstad N.V.

je anoniem uitspreken

Als je iets anoniem wilt melden, raden we je ten zeerste aan om dit toe doen via de Integriteitslijn. Op deze manier kunnen we je melding van mogelijke misstanden zo efficiënt mogelijk in behandeling nemen, onbetrouwbare en valse meldingen tot een minimum beperken, de privacy van alle betrokkenen het best beschermen en ervoor zorgen dat de Lokale Integriteitsfunctionaris en/of de Centrale Integriteitsfunctionaris efficiënt met je kunnen communiceren. Randstad hoeft niet te weten wie je bent, maar gebruik van de Integriteitslijn maakt een veilig gesprek mogelijk.

Als je je anoniem uitspreekt, is het belangrijk om voldoende informatie te verstrekken, zodat we de kwestie waarover je je zorgen maakt in behandeling kunnen nemen. Anonieme meldingen met onvoldoende informatie kunnen niet worden onderzocht. In jouw land kunnen aanvullende instructies van toepassing zijn voor anoniem melden.

wat je moet vermelden als je je uitspreekt

Randstad hecht waarde aan alle meldingen die te goeder trouw worden gedaan, anoniem of niet. Om het belang van de melding te kunnen beoordelen en te beslissen hoe deze moet worden opgevolgd, heeft de Lokale Integriteitsfunctionaris echter zoveel mogelijk informatie nodig.

Denk aan de volgende aspecten wanneer je je uitspreekt:

  • wat is er gebeurd?
  • wie is erbij betrokken – wie deed wat en waren daar getuigen bij aanwezig?
  • wanneer gebeurde het?
  • waar gebeurde het?
  • hoe gebeurde het – welke middelen of methoden werden er gebruikt?
  • als je dat weet, waarom gebeurde het?

We willen je ook aanmoedigen om alle bewijsmaterialen, documenten, verwijzingen, foto’s of andere relevante informatie die ons kan helpen om de melding efficiënter te beoordelen met ons te delen. Als je zelf niet over bewijsmateriaal beschikt, helpt het ook als je ons kunt vertellen waar we dit wellicht kunnen vinden.

Misschien kun je niet alle aspecten van de kwestie belichten, maar hoe meer informatie we hebben, hoe beter we de zaak kunnen beoordelen en een vervolg kunnen geven. Als je een melding doet via de Integriteitslijn, kan de Lokale Integriteitsfunctionaris en/of de Centrale Integriteitsfunctionaris contact met je opnemen (ook via de Integriteitslijn) met verdere vragen.

een melding doen buiten de Randstad Groep

Als je alles goed hebt overwogen en het niet goed voelt om de kwestie binnen het bedrijf aan de orde te stellen, is het mogelijk (onder bepaalde voorwaarden die zijn vastgelegd in de lokale wetgeving) om je zorgen buiten het bedrijf te uiten. Deze procedure is niet bedoeld om je rechten om mogelijke misstanden buiten de Randstad Groep te melden te beperken en ook niet om je recht op bescherming te beperken wanneer extern melden overeenkomstig de lokale wetgeving tot de mogelijkheden behoort. Je hebt nog steeds hetzelfde recht op bescherming als wanneer je een interne melding zou hebben gedaan, bijvoorbeeld in de volgende situaties:

  • je hebt in eerste instantie een interne melding gedaan, waarop niet is gereageerd binnen het tijdsbestek dat is vastgesteld in paragraaf 2.4.;
  • ondanks alle duidelijke toezeggingen in deze procedure ben je toch bang dat er een risico op vergelding bestaat;
  • de schending die je vermoedt of waarvoor je bewijs hebt, is een dreigend of duidelijk gevaar voor het algemeen belang (een noodsituatie of het risico van onomkeerbare schade).

Een externe melding bij de lokale autoriteiten is echter een stap met grote gevolgen. Raadpleeg de website van de bevoegde autoriteiten in jouw land voor alle voorwaarden voor een externe melding en wat je wel en niet extern kunt melden.

Naast een melding via de Integriteitslijn, kun je in Nederland ook een melding doen bij:

het Huis voor Klokkenluiders

contactgegevens algemeen:

Voor informatie over het doen van een melding en het indienen van een verzoek tot onderzoek.

Voor advies bij het melden van een misstand of inbreuk:

Afhankelijk van het onderwerp kunnen ook andere autoriteiten bevoegd zijn:

  • autoriteit Consument & Markt (ACM)
  • autoriteit Financiële Markten (AFM)
  • autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Als je dit overweegt, raden we je sterk aan om advies te vragen en dit niet alleen te doen. We willen je vooral aanmoedigen om je eerst binnen het bedrijf uit te spreken, zodat je de last aan ons kunt overdragen en wij de zaak onmiddellijk kunnen onderzoeken.

Als je besluit om mogelijke misstanden extern te melden terwijl er een onderzoek door een Randstad Groepsmaatschappij gaande is, kan het bedrijf besluiten om je niet langer te betrekken bij dat onderzoek of om het onderzoek stop te zetten en/of andere stappen te nemen die het noodzakelijk acht.

2.4 afhandeling van meldingen die zijn gedaan via de Integriteitslijn of rechtstreeks bij de Lokale Integriteitsfunctionaris

Meldingen die worden ontvangen via de Integriteitslijn worden gedeeld met de Lokale Integriteitsfunctionaris voor het betreffende bedrijf. Standaard wordt ook een kopie van de melding verstuurd naar de Centrale Integriteitsfunctionaris bij Randstad N.V. Zowel de Lokale Integriteitsfunctionaris als de Centrale Integriteitsfunctionaris is onpartijdig. De Integriteitslijn, de Lokale Integriteitsfunctionaris en de Centrale Integriteitsfunctionaris bieden een veilige manier om je uit te spreken. Als je deze kanalen gebruikt om je uit te spreken, kun je er zeker van zijn dat vertrouwelijkheid gewaarborgd is voor jezelf en voor derden. Toegang door niet-bevoegde personen is beperkt.

eerste beoordeling en reactie

De Lokale Integriteitsfunctionaris bevestigt de ontvangst van je melding, die je rechtstreeks of via de Integriteitslijn hebt gedaan, binnen zeven dagen na ontvangst van de melding. De Lokale Integriteitsfunctionaris laat je ook weten of de gemelde kwestie is beoordeeld als een mogelijke misstand of dat de kwestie kan worden afgehandeld via de normale (lokale) meldingsprocedures (bijv. HR-vertegenwoordiger, contactpersoon bij de klant, payroll, klachten of de klantenservice & -ondersteuningslijn). Als er meer informatie nodig is om dit te kunnen beoordelen, wordt dit in het antwoordbericht vermeld.

Als de kwestie kan worden afgehandeld via de normale (lokale) meldingsprocedures, zal de Lokale Integriteitsfunctionaris de relevante informatie meesturen in het antwoordbericht of contact opnemen met de desbetreffende lokale functie om de melding af te handelen, afhankelijk van de aard van het bericht en de contactgegevens die je hebt verstrekt.

het onderzoek en feedback

De Lokale Integriteitsfunctionaris zorgt ervoor dat alle gemelde gevallen van mogelijke misstanden worden onderzocht en afgehandeld op een rechtmatige en tijdige wijze, met respect voor de rechten van alle betrokkenen en in overeenstemming met de onderzoeksprocedure van Randstad.

In bepaalde gevallen kunnen zulke zaken worden verwezen naar en behandeld door een lokale managementvertegenwoordiger en/of andere relevante functies van het bedrijf, afhankelijk van de aard van de melding. In deze zaken gelden nog steeds dezelfde praktijken met betrekking tot bijvoorbeeld vertrouwelijkheid, geen vergelding en tijdsbestek.

Na een gepaste beoordeling kan de Lokale Integriteitsfunctionaris besluiten om een melding niet te onderzoeken, bijvoorbeeld wanneer:

  • er onvoldoende informatie is voor een eerlijk onderzoek en het niet mogelijk is om nadere informatie te verkrijgen;
  • er een duidelijke aanwijzing is dat de melding niet is gedaan vanwege het belang van de melding, maar te kwader trouw, met slechts de intentie om personen of het bedrijf schade toe te brengen in plaats van misstanden aan de orde te stellen.

Tijdens het onderzoek kan de Lokale Integriteitsfunctionaris of andere relevante functie die bij het onderzoek is betrokken ook rechtstreeks contact met jou opnemen (via de Integriteitslijn of, indien mogelijk, rechtstreeks) voor nadere uitleg.

Uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging geeft de Lokale Integriteitsfunctionaris feedback. Als het onderzoek op dat moment nog niet is afgerond, krijg je op een later moment opnieuw feedback. Wees je ervan bewust dat het niet altijd mogelijk is om informatie over de voortgang of de uitkomst van het onderzoek te delen, in verband met de vertrouwelijkheid, privacy en wettelijke rechten van de betrokken partijen. Alle partijen hebben recht op vertrouwelijkheid, ook de partij die wordt beschuldigd. Als je deelneemt aan of informatie krijgt over een onderzoek, ben je daarom verplicht de kwestie vertrouwelijk te houden.

de Centrale Integriteitsfunctionaris

Als de mogelijke misstand betrekking heeft op een of meer leden van het lokale managementteam van een Randstad Groepsmaatschappij, zal de Lokale Integriteitsfunctionaris de melding doorsturen naar de Centrale Integriteits-functionaris.

De Centrale Integriteitsfunctionaris kan het lokaal management inlichten en zal het verantwoordelijke lid van de raad van bestuur van Randstad N.V. en/of de auditcommissie van de raad van commissarissen inlichten, onder voorwaarde van vertrouwelijkheid en de afwezigheid van mogelijke belangenconflicten.

Meldingen die betrekking hebben op een of meer leden van de raad van bestuur of de raad van commissarissen van Randstad N.V. zullen worden afgehandeld door de Lokale Integriteitsfunctionaris van Randstad N.V., die lid is van de raad van commissarissen.

conclusies en ondernomen acties

Na afloop van het onderzoek zullen er tijdige en passende corrigerende maatregelen 

worden genomen, indien en voor zover het verantwoordelijke bestuur dat gerechtvaardigd acht. Hierbij wordt rekening gehouden met een eventuele bijdrage vanuit relevante bedrijfsfuncties (bijv. HR, juridische zaken). Correctieve actie in het geval van een bewezen misstand kan variëren van een schriftelijke waarschuwing, coaching en/of excuses aan degene(n) voor wie de misstand gevolgen heeft, tot schorsing of beëindiging van het contract of de relatie met degene(n) die verantwoordelijk is/zijn voor de misstand, een melding bij de toepasselijke autoriteiten en/of eventuele andere acties die relevant zijn voor de specifieke misstand.

2.5 bescherming van je rechten als je je uitspreekt via de Integriteitsfunctionaris en/of de Integriteitslijn.

Het is essentieel dat je rechten worden beschermd als je je uitspreekt over mogelijke misstanden. Dat is een van de belangrijkste doelen van deze procedure. Deze bescherming is van toepassing wanneer je redelijke gronden hebt om aan te nemen dat de informatie die je meldt waar is op het moment dat je deze meldt, en dat deze informatie een misstand behelst.

Hieronder worden enkele belangrijke principes uitgelicht.

vertrouwelijkheid

Alle kwesties die via de Integriteitslijn of rechtstreeks via de Lokale Integriteitsfunctionaris aan de orde worden gesteld, worden zo vertrouwelijk mogelijk behandeld, ook met betrekking tot je identiteit, in overeenstemming met de noodzaak om een onderzoek uit te voeren (en, indien noodzakelijk, passende maatregelen te nemen). Dit geldt ook voor iemand die jou bijstaat wanneer je je uitspreekt in een werkgerelateerde context. Uitzonderingen op het punt van vertrouwelijkheid zijn mogelijk wanneer Randstad een wettelijke verplichting heeft om de informatie bekend te maken of als de melding te kwader trouw is gedaan.

Er wordt alleen informatie gedeeld met een beperkt aantal bevoegde personen die rechtstreeks bij het onderzoek zijn betrokken, op een strikte ‘need-to-know-basis’. Dit kunnen ook externe adviseurs zijn die bij een onderzoek zijn betrokken. Jouw identiteit en andere informatie waaruit je identiteit zou kunnen worden afgeleid, worden niet zonder jouw uitdrukkelijke toestemming openbaar gemaakt aan andere mensen dan deze personen. Afhankelijk van het doel waarvoor informatie wordt gedeeld, zal de Lokale Integriteitsfunctionaris de informatie (verder) anoniem maken alvorens deze te delen.

In principe zijn we verplicht om iedereen waarnaar onderzoek wordt gedaan te informeren dat tegen hem of haar beweringen over mogelijke misstanden zijn geuit. Wanneer er een substantieel risico bestaat dat dit het onderzoek of de verzameling van bewijs in gevaar brengt, kunnen we het informeren van de betreffende persoon uitstellen. Ook in dit geval wordt jouw identiteit niet openbaar gemaakt.

Wanneer jij je uitspreekt in overeenstemming met deze procedure, zet Randstad zich ervoor in om je melding serieus en met zorg te behandelen. Randstad verwacht van jou dat je op dezelfde wijze met de melding omgaat en ook zoveel mogelijk vertrouwelijkheid betracht, in overeenstemming met je contractuele verplichtingen en verplichtingen aangaande vertrouwelijkheid. Dit legt je geen beperkingen op wanneer je een externe of openbare melding wilt doen, voor zover dit mogelijk is volgens de lokale wetgeving, in overeenstemming met de specifieke vereisten die voor een dergelijke melding gelden, of wanneer je (juridisch) advies wilt inwinnen in verband met je melding (zie paragraaf 2.3, een melding doen buiten de Randstad Groep).

privacy/gegevensbescherming

Alle persoonsgegevens die worden verkregen als onderdeel van een melding en/of onderzoek ingevolge deze procedure (waaronder van de persoon die zich uitspreekt, een persoon die wordt onderzocht en eventuele getuigen), zullen alleen worden gebruikt voor de in deze procedure beschreven doeleinden en in overeenstemming met relevante gegevensbeschermingswetten en het beleid inzake gegevensbescherming van Randstad. Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de afhandeling van een specifieke melding zullen zonder onnodige vertraging worden verwijderd.

Persoonsgegevens op de Integriteitslijn zullen drie maanden nadat een zaak is gesloten worden verwijderd door de Lokale Integriteitsfunctionaris. Persoonsgegevens die worden verzameld als onderdeel van een onderzoek kunnen langer worden bewaard, als dit nodig is vanwege de aard van de beweringen en/of het onderzoek, tot de maximale wettelijke verjaringstermijn van het betreffende land, maar niet langer dan nodig en proportioneel is.

Persoonsgegevens zullen alleen gedeeld worden met diegenen die deze moeten kennen en op wie, voor zover mogelijk en in overeenstemming met de noodzaak om een onderzoek uit te voeren, een geheimhoudingsplicht rust, en die, indien nodig, passende actie zullen ondernemen. Uitzonderingen zijn mogelijk indien Randstad een wettelijke verplichting heeft om de informatie bekend te maken of als de melding te kwader trouw is gedaan.

geen vergelding

We moedigen iedereen aan om zich uit te spreken, en iedereen die zich uitspreekt beschermen we tegen elke vorm van bedreiging of vergelding, mits de persoon die de melding doet redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de informatie met betrekking tot de gemelde mogelijke misstand waar is op het moment van de melding. Je wordt niet verantwoordelijk of aansprakelijk gesteld wanneer je in goed vertrouwen en in overeenstemming met deze procedure een melding doet.

Randstad zal geen wraak nemen op personen die een mogelijke misstand melden. Randstad zal iemand die een mogelijke misstand meldt bijvoorbeeld niet ontslaan, degraderen, schorsen, bedreigen, intimideren of op enige wijze discrimineren.

Dit geldt ook voor de persoon die een persoon bijstaat die zich uitspreekt in een werkgerelateerde context. 

Het recht van geen vergelding is gewaarborgd in de Business Principles en schending van dit recht wordt niet getolereerd. Iedere vorm van bedreiging of vergelding gericht op personen die zich uitspreken kan disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben. Als je op welke manier dan ook te maken krijgt met dreigementen of vergelding, kun je dit melden via de Integriteitslijn of rechtstreeks aan de Centrale Integriteitsfunctionaris.

Wanneer je je in overeenstemming met deze procedure uitspreekt over misstanden waaraan je zelf hebt deelgenomen, zal Randstad overwegen hiermee rekening te houden als een verzachtende omstandigheid bij het beoordelen van de consequenties van de betreffende misstand.

uitzondering: te kwader trouw melden

Meldingen worden beschouwd als te kwader trouw wanneer de persoon die de melding doet op het moment van melden weet dat de melding niet waar is. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer deze procedure ten onrechte wordt gebruikt (a) voor persoonlijke grieven, (b) voor persoonlijk gewin of (c) om opzettelijk de Randstad Groep of een van haar medewerkers, met inbegrip van functionarissen en directeuren, te schaden. De Randstad Groep beschouwt te kwader trouw melden als een zeer ernstige schending van onze Business Principles.

Indien gepast kan de Randstad Groep nadere maatregelen nemen, (waaronder disciplinaire maatregelen) tegen iedereen die bewust te kwader trouw een melding doet.

2.6 het onderwerp van een onderzoek beschermen

Ook iemand die het onderwerp is van een onderzoek naar een mogelijke misstand heeft recht op bescherming. Het vermoeden van onschuld is een leidend principe.

De Lokale Integriteitsfunctionaris is verantwoordelijk voor het monitoren en beheren van deze procedure, ook waar het iemand betreft die wordt beschuldigd van, of anderszins betrokken is bij, een mogelijke misstand.

De persoon die onderwerp is van een onderzoek als gevolg van een mogelijke misstand zal normaal gesproken binnen een redelijke termijn op de hoogte worden gesteld van dit feit, afhankelijk van de feiten en omstandigheden en of er een verondersteld risico is op vernietiging van bewijsmateriaal, vergelding en/of belemmering van het onderzoek.

Alle vragen en kwesties die aan de orde komen worden vertrouwelijk behandeld. Er wordt alleen informatie gedeeld met een beperkt aantal personen, op een strikte ‘need-to-know-basis’.

De persoon die onderwerp is van een onderzoek heeft het recht om op de beschuldigingen te reageren en kan in beroep gaan tegen negatieve bevindingen of besluiten.

3. verantwoording en disciplinaire maatregelen.

De raad van bestuur van Randstad N.V. draagt de algehele verantwoordelijkheid voor de Procedure voor het melden van misstanden en de toepassing daarvan. Het management van elke Randstad Groepsmaatschappij is verplicht ervoor te zorgen dat deze Procedure voor het melden van misstanden wordt uitgevoerd binnen hun organisatie en dat de Lokale Integriteitsfunctionaris kan functioneren in overeenstemming met deze procedure.

Randstad verwacht van het management op alle niveaus binnen de Randstad Groep dat zij alle meldingen betreffende mogelijke misstanden op een serieuze, vertrouwelijke en voortvarende wijze behandelen en dat zij ervoor zorgen dat de persoon die de misstand meldt niet met dreigementen of vergelding te maken krijgt. Het management is verplicht om zijn volledige medewerking te verlenen aan een onderzoek naar mogelijke misstanden.

Niet-nakoming van deze procedure, inclusief dreigementen of vergelding tegen iemand die zich uitspreekt in overeenstemming met deze procedure, en het niet nemen van redelijke stappen of het niet betrachten van redelijke zorgvuldigheid om de identiteit te beschermen van de persoon die zich uitspreekt, kunnen disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben.

De raad van bestuur van Randstad N.V. kan deze procedure te allen tijde wijzigen, na overleg met de raad van commissarissen, op een wijze die overeenstemt met de eisen van toepasselijke wet- en regelgeving, en zal de Europese ondernemingsraad van Randstad daarbij betrekken. Waar relevant zullen de lokale ondernemingsraden worden ingeschakeld voor lokale implementatie.

bijlage 1 – gebruiksinstructies en contactgegevens

gebruiksinstructies integriteitslijn

Als je je erop voorbereidt om je uit te spreken via de Integriteitslijn, houd dan rekening met de volgende aspecten als je je melding doet:

  • wat is er gebeurd?
  • wie is erbij betrokken – wie deed wat en waren daar getuigen bij aanwezig?
  • wanneer gebeurde het?
  • waar gebeurde het?
  • hoe gebeurde het – welke middelen of methoden werden er gebruikt?
  • als je dat weet, waarom gebeurde het?

Indien mogelijk kun je naast de online melding ook bewijsmateriaal, documenten, verwijzingen, foto’s of andere relevante informatie met ons delen die ons kan helpen om de melding efficiënter te beoordelen. Als je zelf niet over bewijsmateriaal
beschikt, helpt het ook als je ons kunt vertellen waar we dergelijk materiaal wellicht kunnen vinden.

gratis telefoonlijn – mondeling een melding doen

De gegevens voor de Integriteitslijn in Nederland:

De Centrale Integriteitsfunctionaris (alleen online) voor de Randstad Groep kun je bereiken via:

De persoon die de melding doet belt het toepasselijke gratis telefoonnummer; de telefoonoproep wordt beantwoord door een spraakcomputer. Nadat de persoon de melding heeft gedaan, ontvangt hij of zij een uniek zaaknummer. De melding kan worden gedaan in de lokale taal of in het Engels. De externe provider stuurt vervolgens een woordelijk afschrift van de stemopname aan de Lokale Integriteitsfunctionaris van het betreffende land/bedrijf.

  • Spreek duidelijk.
  • Als je wilt dat er rechtstreeks contact met je wordt opgenomen, vergeet dan niet je contactgegevens achter te laten. Je telefoonnummer wordt NIET geregistreerd als je een telefonische melding doet.
  • Registreer je unieke zaaknummer voor communicatiedoeleinden.
  • Ter bescherming van de anonimiteit van de beller blijft de stemopname bij de externe provider en wordt deze vernietigd zodra de Lokale Integriteitsfunctionaris ontvangst van het afschrift heeft bevestigd.

Via het unieke zaaknummer laat de Lokale Integriteitsfunctionaris een antwoord achter voor de persoon die de melding heeft gedaan om ontvangst van de melding te bevestigen en, indien nodig, om verificatievragen te stellen of een conclusie samen te vatten. Na de eerste melding post de Lokale Integriteitsfunctionaris binnen maximaal zeven dagen een antwoord met een ontvangstbevestiging van het bericht.

Kijk of je een antwoord hebt!

Je telefoonnummer wordt niet geregistreerd als je een telefonische melding doet.

De persoon die de melding doet kan nogmaals bellen, met gebruikmaking van het zaaknummer, en hoort dan het antwoord van de Lokale Integriteitsfunctionaris. De persoon die de melding doet kan ervoor kiezen om vragen onmiddellijk te beantwoorden of op een later moment.

online meldingsformulier

  • De persoon die de melding doet gaat naar de relevante webpagina, laat een bericht achter door een tekst in te voeren (in de lokale taal of in het Engels) en ontvangt een uniek zaaknummer. De externe provider vertaalt het bericht (als dat niet in het Engels is) en stuurt de vertaling plus een kopie van het onlinebericht naar de Lokale Integriteitsfunctionaris van het betreffende land/bedrijf.
  • Via het unieke zaaknummer laat de Lokale Integriteitsfunctionaris een antwoord achter voor de persoon die de melding doet om ontvangst van de melding te bevestigen en, indien nodig, om verificatievragen te stellen of een conclusie samen te vatten. Na de eerste melding zal de Lokale Integriteitsfunctionaris trachten een antwoord te posten binnen uiterlijk vijf werkdagen. De persoon die de melding doet kan het zaaknummer gebruiken om nogmaals in te loggen en kan dan het antwoord van de Lokale Integriteitsfunctionaris zien.
  • De persoon die de melding doet kan ervoor kiezen om vragen onmiddellijk te beantwoorden of op een later moment.

bijlage 2 – overtreding van EU-wetgeving

Overtreding van EU-wetgeving betreft:

A. Overtreding van EU-wetgeving met betrekking tot de volgende gebieden:

1. openbare aanbesteding;

2. financiële diensten, producten en markten, en preventie van witwassen terrorismefinanciering;

3. productveiligheid en compliance;

4. vervoersveiligheid;

5. milieubescherming;

6. bescherming tegen straling en nucleaire veiligheid;

7. voedsel- en voederveiligheid, dierengezondheid en -welzijn;

8. volksgezondheid;

9. consumentenbescherming;

10. bescherming van privacy en persoonsgegevens en beveiliging van netwerken en informatiesystemen.

B. Overtredingen die invloed hebben op de financiële belangen van de Unie, zoals genoemd in Artikel 325 van de VWEU en nader gespecificeerd in de betreffende maatregelen van de Unie;

C. Overtredingen die verband houden met de interne markt, zoals genoemd in Artikel 26(2) van de VWEU, waaronder overtredingen van regels aangaande mededinging en staatssteun binnen de Unie, evenals overtredingen die verband houden met de interne markt in relatie tot handelingen die de regels van de vennootschapsbelasting schenden of tot regelingen die beogen een belastingvoordeel te verkrijgen die het doel of de intentie van de toepasselijke vennootschapsbelasting teniet doet.